Planera evenemang

Blandade erfarenheter - plocka ut det som känns relevant för just det evenemang du planerar!

• När?
  • Vilka andra evenemang pågår kanske samtidigt?
• För vem?
  • Hur når vi ut med evenemanget till de tänkta deltagarna?

Packa & planera

Behöver fler klistermärken eller t-shirts beställas? Klistermärken T-shirts Hoodie? Dator Trycka upp block Laddare “Klicker” (fjärrkontroll att använda vid presentationer) Installera mjukvara för klickern Adapter - till extern skärm Extra grenkontakt(er) Sova ut inför evenemanget Skriva ut diplom? Ta med en extern skärm? Samla in deltagares e-postadresser och telefonnummer Planera en utmaning för deltagare Förbereda/ansluta till slack-kanal Ta med en bra kamera Fotografera inför - vi är på väg/pågång - bygg upp momentum och stämning. :) Fotografera Fotografera mera! - fråga de som är med på bilderna om hur vi får använda bilderna Berätta om vad folk gjort, upplevt och skapat! Vilken #-tag gäller för att dela med sig av och hitta bilder? Studentevenemang? -> Ta med stiliga/roliga tygmärken. :) Schemalägg påminnelser om att fotografera! :) Fråga deltagare hur det går, vad de har för förväntningar Följ upp med deltagare efteråt -> Här finns bilder, här finns sammanfattning… Samla presentationer på en plats så att de är enkla att hitta för deltagare och inför framtida evenemang. Ladda och packa med powerbank Samla ihop resurser på en plats - att tipsa deltagare om (t.ex. requestb.in) Har evenemanget fått en egen sida på nätet? Exempel: winter wonderland Kanske förbereda utmaningar? Ta med papper och penna till deltagare? Ha med det i instruktionerna att ni rekommenderar deltagare att ha med sig det? Samla in e-postadresser och telefonnummer till deltagare och partners så tidigt som möjligt.

Packa och planera - workshops

USB? Om ni har stora datamängder eller kanske mjukvara som många vill använda/ladda ner/installera.. så kan det vara värt att lägga över på en eller flera USB-minnen i förväg ifall internetuppkoppling strular eller är väldigt begränsad… Sätta ihop steg/guide i form av webbsida eller PDF som är lätt att distribuera med de steg som du kommer gå igenom?

Packa & planera - utomlands

• Pass?
• Öronproppar
• Ögonbindel
• Adapter - vad är det för eluttag på plats?
• Underkläder..

På plats

Prata med alla deltagare/lag

• Vad bygger ni?
• Har ni vad ni behöver?
• Hur tänker ni?
• Känner ni till.. Visste ni att..
• Ge feedback på deras idéer
• Har de fått klistermärken?
• Har då fått veta vad som finns att veta om er?

Presentera?

Om du ska presentera något

• Ha med dig fjärrkontroll
• Ladda datorn ordentligt i god tid innan. Ev. ha med dig längre laddkabel till datorn som backup

Kommunicera

• Skicka ut tid & plats i så god tid som möjligt till deltagare - men tidigast 2-3 veckor före.
• Skicka ut informationen en gång till, med eventuella uppdateringar 3 dagar innan - så att informationen finns nära till hands i inkorgen.
• Skicka ut inbjudan i god tid till slack-kanal
• Skicka tydligt med en e-postadress som det är enkelt att ställa frågor till - allra helst 1-3 telefonnummer som deltagare kan ringa om de kanske inte hittar eller har några andra bekymmer.
• Var väldigt tydlig med vägbeskrivning/hitta-hit beskrivning, så undviker ni frustration och onödiga samtal!
• Skicka med en “Bra om du tar med dig… Du behöver ha med dig…“-lista
• Kommunicera med alla som kommer hålla workshop - behöver deltagarna installera några program? Kan de installera programmen i förväg? Kan du ha med dig senaste versionen på USB sticka eller stickor? Be folk sätta igång nedladdning direkt, så att de laddas ner medan du introducerar/presenterar. Ha med tomma rensade USB-stickor

Budget?

• Lägg så mycket du kan på bra mat (god näring). Du kan helt skippa energidrycker och annat socker - de som i vanliga fall förtär det får i sig så det räcker och blir över till vardags ändå, och övriga är det bortkastade pengar på!
• Kan ni komma undan med att låna lokal?
• Kommunicera så mycket som möjligt digitalt - billigt att ändra och uppdatera!
• Kan ni hitta partners?

Resurser

• Öppna data (listan med data på hack4sweden.se, “datavärdskap”, oppnadata.se)
• requestb.in
• POSTman
• kodkurs.se
• slack-kanal?
• 46elks (säg att ni arrangerar ett evenemang så kanske lagen kan få krediter att använda när de klurar på lösningar!)
• zapier

Beskrivning av er organisation

Vad kan ni hjälpa deltagare med?

Förbered en text i förväg att skicka ut på chatt till alla deltagare under evenemanget. Kanske vill ni trycka upp några A4/A5-blad för att det ska vara lätt för deltagare att kika på vilken hjälp de kan få av er? Kanske en “cheat sheet”?

Exempel ifrån 46elks: Hi creatives!
If you want to play with sms, phone numbers or phone calls or you’re thinking about how to use it in your solution, you can talk to us here in this channel, send a message to help@46elks.com! We’re giving away Junction-hackathon credits to participants using the api! :]

Tutorials: https://46elks.com/tutorials/
Code examples: https://github.com/46elks/46elks-getting-started/tree/master/code-examples
Documentation: https://www.46elks.com/docs

Få upp hemsida på nätet till ditt evenemang

Tjänster som gör det enkelt för dig att få upp en eventhemsida

• Confetti
• Simply events
• meetup.com

Efteråt

Utvärdering

Ett exempel:

Hej! Tack för ditt deltagande i Trainhack 2017

För att kunna göra framtida Trainhack bättre och för att få lite mer information om hur Trainhack 2017 var så skulle vi bli jätteglada om du ville fylla i denna utvärdering:

Utvärdering Trainhack 2017 (länk)

Med vänlig hälsning, //Trainhackteamet

Intern utvärdering

Hur var det på eventet? Vad det värt att vara där? Vad gör vi annorlunda vid nästa evenemang? Vill vi delta i eller arrrangera liknande eller annorlunda evenemang i framtiden? Hur mycket investerade vi i tid energi och pengar? Vad känner vi att det här har (kan ha) lett till? Hur kan vi förbereda oss bättre inför nästa evenemang?